La presente política es aplicable a todos los colaboradores de ProOil de México, independientemente de su nivel jerárquico o modalidad de contratación, todas las áreas de la organización que, en el desarrollo de sus funciones, recaben, utilicen, almacenen, transmitan o tengan acceso a datos personales y a todos los medios y canales a través de los cuales ProOil de México trate datos personales, incluyendo, de manera enunciativa mas no limitativa: página web, correo electrónico, teléfono, formularios físicos, contratos, órdenes de compra, sistemas informáticos y aplicaciones internas.

 

Disposiciones

 

Del fundamento y objetivos de la política

 

Artículo 1. Fundamento legal

ProOil de México reconoce la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales, por lo que se obliga a cumplir con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y su Reglamento, así como con los lineamientos aplicables emitidos por las autoridades competentes en la materia.

 

Artículo 2. Objeto de la política

La presente política tiene por objeto:

1. Establecer los principios y reglas internas para el tratamiento de datos personales en ProOil de México.
2. Definir los lineamientos mínimos que deberá contener el Aviso de Privacidad de ProOil de México.
3. Determinar las responsabilidades de los colaboradores respecto al manejo de datos personales.
4. Garantizar a los titulares el ejercicio efectivo de sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO), así como la posibilidad de revocación del consentimiento cuando sea procedente.

 

Artículo 3. Alcance

Esta política es de observancia general y obligatoria para todos los colaboradores de ProOil de México y para cualquier tercero que, en su caso, tenga acceso a datos personales por encargo de ProOil de México (encargados), debiendo ajustarse a los contratos y convenios de confidencialidad que en su caso se suscriban.

 

De la identidad y domicilio del responsable

 

Artículo 4. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

ProOil de México, S.A. de C.V.

Domicilio: Av. 18 de marzo 1108-2 y 1109, Col. María de la Piedad, Coatzacoalcos, Veracruz, México.

Esta información deberá aparecer de forma clara y visible en el Aviso de Privacidad que se ponga a disposición de los titulares.

 

De los datos personales objeto de tratamiento

 

Artículo 5. Categorías de datos personales

 Para cumplir con las finalidades establecidas en el Aviso de Privacidad, ProOil de México podrá recabar, de manera enunciativa mas no limitativa, los siguientes datos personales de identificación y contacto:

1. Nombre completo.
2. Correo electrónico.
3. Teléfono de contacto (fijo o móvil).
4. Domicilio (cuando sea necesario para cotizaciones, servicios, facturación y logística).
5.  Información sobre el puesto y nombre de la empresa donde labora el titular (en caso de solicitudes comerciales o de servicio).

 

Artículo 6. Datos personales sensibles

Conforme a los procesos actuales de ProOil de México:

1. ProOil de México no recabará datos personales sensibles de los titulares para la prestación de sus servicios comerciales y de mantenimiento en instrumentación para el control de procesos.
2. En caso de que, por nuevas actividades o servicios, se requiera recabar datos personales sensibles, se deberá:

1. Actualizar esta política y el Aviso de Privacidad correspondiente.
2. Obtener el consentimiento expreso y por escrito del titular, en los términos que establece la legislación aplicable.

 

De las finalidades del tratamiento de datos personales

 

Artículo 7. Finalidades primarias (necesarias)

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades primarias, indispensables para la existencia, mantenimiento y cumplimiento de la relación con el titular:

1. Contacto comercial y atención al cliente: dar respuesta y seguimiento a solicitudes de información, cotizaciones, comentarios o requerimientos realizados a través de la página web (www.prooil.com.mx), correo electrónico o llamadas telefónicas.
2. Prestación de servicios: establecer comunicación para la prestación de servicios, instalación, mantenimiento y suministro de instrumentación para el control de procesos, de conformidad con el giro de ProOil de México.
3. Gestión administrativa y operativa: emisión de cotizaciones, órdenes de compra, contratos, facturación, gestión de pagos, cobranza, envío de productos, coordinación de servicios y demás actividades administrativas asociadas.

Artículo 8. Finalidades secundarias (no necesarias)

Adicionalmente, y siempre que el titular no se oponga, ProOil de México podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades secundarias:

1. Envío de información promocional, boletines, noticias y ofertas de productos y servicios de ProOil de México.
2. Realización de encuestas de satisfacción, estudios de mercado y evaluaciones de calidad de los servicios.
3. Invitación a eventos, cursos, conferencias o actividades organizadas por ProOil de México o en las que participe.

 

Artículo 9. Negativa para finalidades secundarias

1. El titular podrá manifestar, en cualquier momento, su negativa al tratamiento de sus datos personales para las finalidades secundarias, sin que ello afecte la prestación de los servicios principales.
2. La negativa deberá canalizarse a través del correo electrónico buzon@prooil.com.mx, o por escrito al domicilio señalado en el Artículo 4, siguiendo el procedimiento que se establezca en el Aviso de Privacidad.

 

De los medios de obtención de datos

 

Artículo 10. Medios de obtención

ProOil de México podrá obtener datos personales por cualquiera de las siguientes vías:

1. Formularios electrónicos en la página web de ProOil de México.
2. Correo electrónico enviado a cuentas corporativas de ProOil de México.
3. Llamadas telefónicas de contacto o atención a clientes.
4. Formularios físicos, contratos, órdenes de compra u otros documentos impresos.
5. Interacciones en eventos, ferias, exposiciones, cursos u otras actividades promocionales.

En todos los casos, ProOil de México deberá poner a disposición del titular el Aviso de Privacidad correspondiente, previo o al momento de la obtención de los datos, salvo las excepciones previstas en la legislación.

 

Del contenido mínimo del Aviso de Privacidad

 

Artículo 11. Requisitos del Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad de ProOil de México deberá contener, como mínimo:

1. Identidad y domicilio del responsable (ProOil de México), conforme a los artículos anteriores.
2. Las finalidades del tratamiento, distinguiendo entre primarias y secundarias.
3. Las opciones y medios para limitar el uso o divulgación de los datos personales.
4. Los medios y procedimientos para el ejercicio de los derechos ARCO.
5. Las transferencias de datos personales que, en su caso, se realicen.
6. El procedimiento para comunicar cambios en el Aviso de Privacidad.

 

Artículo 12. Formatos de Aviso de Privacidad

1. El área responsable de Infraestructura, en coordinación con la Gerencia de Operaciones, deberá mantener actualizados los diferentes formatos de Aviso de Privacidad (integral, simplificado y corto, de ser aplicable), según los canales de recabación de datos (web, formularios físicos, contratos, etc.).
2. Cualquier modificación o emisión de un nuevo formato deberá ser revisada y autorizada conforme al procedimiento de control documental de ProOil de México.

 

De las transferencias de datos personales

 

Artículo 13. Transferencias a terceros

1. ProOil de México no realizará transferencias de datos personales a terceros, salvo:

1. Las previstas en el artículo 37 de la LFPDPPP.
2. Las necesarias para atender requerimientos de información de autoridades competentes, debidamente fundados y motivados.

1. En caso de que, por la naturaleza de los servicios, sea necesario transferir datos personales a encargados (proveedores de servicios, asesores, etc.), se celebrarán los contratos de encargo correspondientes, incluyendo cláusulas de confidencialidad y medidas de seguridad alineadas a esta política.

 

De la confidencialidad y seguridad de la información

 

Artículo 14. Obligación de confidencialidad

1. Todos los colaboradores de ProOil de México que, por el desempeño de sus funciones, tengan acceso a datos personales, están obligados a guardar estricta confidencialidad sobre los mismos.
2. Esta obligación subsiste aun después de terminada la relación laboral o de prestación de servicios.

 

Artículo 15. Medidas de seguridad

1. ProOil de México implementará medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o uso, acceso o tratamiento no autorizado.
2. Corresponde a cada área:

1. Resguardar de forma adecuada los soportes físicos que contengan datos personales.
2. Utilizar únicamente los sistemas, cuentas y dispositivos autorizados.
3. No compartir contraseñas ni accesos con personas no autorizadas.
4. Reportar de inmediato al área responsable cualquier incidente de seguridad o posible vulneración de datos personales.

 

De los derechos ARCO y otros derechos de los titulares

 

Artículo 16. Derechos ARCO

1. Todo titular podrá ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición respecto de sus datos personales en posesión de ProOil de México.
2. El ejercicio de estos derechos será gratuito, en los términos de la legislación aplicable, quedando únicamente a cargo del titular los costos de envío o reproducción, cuando correspondan.

Artículo 17. Medios de contacto para el ejercicio de derechos

Para ejercer los derechos ARCO o revocar el consentimiento, el titular podrá presentar su solicitud a través de:

• Correo electrónico: buzon@prooil.com.mx
• Domicilio para atención de datos personales:

Av. 18 de marzo 1108-2 y 1109, Col. María de la Piedad, Coatzacoalcos, Veracruz, México.

• Teléfono de contacto: (+52) 921 215 5313

 

Artículo 18. Contenido mínimo de la solicitud ARCO

La solicitud de ejercicio de derechos ARCO deberá contener, como mínimo:

1. Nombre del titular y, en su caso, de su representante legal, así como documentos que acrediten su identidad.
2. Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se busca ejercer algún derecho ARCO.
3. La descripción del derecho que desea ejercer (Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición).
4. Cualquier elemento o documento que facilite la localización de los datos personales (por ejemplo, referencia de contrato, número de cliente, fecha aproximada de trato, etc.).

El procedimiento detallado podrá documentarse en un instructivo interno y deberá ser congruente con el Aviso de Privacidad.

 

De la conservación y bloqueo de los datos

 

Artículo 19. Plazo de conservación

1. Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recabados y conforme a los plazos de prescripción legal aplicables.
2. Concluidos dichos plazos y siempre que no exista obligación legal de conservación adicional, los datos deberán ser bloqueados y posteriormente eliminados de forma segura.

 

De las responsabilidades internas

 

Artículo 20. Responsables internos

1. El Jefe de Infraestructura será el responsable de coordinar la implementación técnica y documental de esta política, así como de los Avisos de Privacidad asociados.
2. La Gerencia de Operaciones será responsable de verificar que los procesos operativos que involucren datos personales se ajusten a esta política y a las disposiciones legales aplicables.
3. Cada jefe de área será responsable de que los colaboradores bajo su cargo conozcan y cumplan la presente política.

De las infracciones y medidas disciplinarias

 

Artículo 21. Incumplimiento a la política

1. El incumplimiento de esta política por parte de cualquier colaborador de ProOil de México podrá derivar en medidas disciplinarias internas, de conformidad con el reglamento interno de trabajo y la legislación laboral aplicable.
2. Lo anterior es independiente de las sanciones administrativas o penales que pudieran imponer las autoridades competentes por violaciones a la normatividad de protección de datos personales.

 

De la actualización de la política y del Aviso de Privacidad

 

Artículo 22. Actualización y mejoras

1. La presente política podrá ser modificada, actualizada o complementada derivado de:
   1. Cambios en la normatividad aplicable.
   2. Nuevas necesidades derivadas de los servicios o productos de ProOil de México.
   3. Ajustes en los procesos internos o en la estructura organizacional.
2. Cualquier modificación deberá ser elaborada, revisada y autorizada conforme al procedimiento de control de documentos del Sistema de Gestión.

 

Artículo 23. Comunicación de cambios al Aviso de Privacidad

1. Los cambios relevantes en el Aviso de Privacidad se darán a conocer a los titulares a través de los medios que ProOil de México determine, incluyendo la publicación en la página web: www.prooil.com.mx.
2. El Aviso de Privacidad vigente deberá estar siempre disponible para consulta por parte de los titulares, al menos a través del sitio web oficial de ProOil de México.